Was erwarten Bauherren von ihren Planern?

Nikolaus Thaller, DI DDr.

erschienen in: Technische Universität Graz (Hrsg.): 40 Jahre Institut für Baubetrieb und Bauwirtschaft, Festschrift 1969 – 2009, Graz 2009, S. 487-494.

Auftraggeber wollen vor allem kostengünstig und rasch bauen und möglichst früh Projektkosten und Fertigstellungstermin fixieren. Planer konzentrieren sich oft auf technische, gestalterische und funktionale Inhalte der Planung. Projektkommunikation ist von der Haltung eines „sich absicherns“ geprägt, konzentriert sich auf ihre formalen Komponenten und beschäftigt sich zu wenig mit den Interessen, Wertehaltungen und Erwartungen der Bauherren. Worauf kommt es den Bauherren wirklich an?

Unsere heutige moderne Gesellschaft besteht aus einer Vielzahl von Gruppen und Systemen, die sich nur deshalb als Ganzes sehen, weil sie erfolgreich miteinander und mit anderen Gesellschaften kommunizieren. Kommunikation hält Systeme zusammen und stellt die Verbindung zwischen unterschiedlichen Wertehaltungen dar.

Bauprojekte als komplexe Systeme

Gerade beim Bauen haben wir es mit einer hohen Anzahl von Gruppen zu tun, die oft ganz verschiedene Interessen, Wertehaltungen und Erwartungen haben. Systemisch gesehen ist Bauen durch hohe Komplexität gekenn- zeichnet: viele Elemente sind auf unterschiedlichste Weisen miteinander verbunden und voneinander abhängig. Außerdem ist – im Gegensatz zur Stationärindustrie, wo Abläufe oft ähnlich und deshalb gut verbesserbar sind – jedes Bauprojekt (zumindest in großen Teilbereichen) einmalig. In immer wieder verschiedenen Konstellationen agieren immer andere Menschen mit anderen fachlichen und persönlichen Hintergründen.

Projektkommunikation als Aufgabe des Projektmanagements

Im hochkomplexen System „Bauprojekt“ nimmt der kommunikative Anteil einen wichtigen Platz ein. Sich um die damit verbundenen Themen und ihre Auswirkungen auf den gesamten Planungs- und Errichtungsprozess zu kümmern ist Sache der Projektkommunikation, also eines Aspektes des Projektmanagements. Projektmanagement gibt es bei jedem Bauprojekt: bei großen Bauvorhaben ist die Projektsteuerung eine eigene Dienstleistung, die von (wenigen) dafür spezialisierten Planungsbüros durchgeführt wird; sie umfasst neben ihren Kontroll- und Steuerungsfunktionen auch die fachliche und wirtschaftliche Aufbereitung für Projektleitungs-Entscheidungen der Auftraggeber. (Anmerkung: Die Erfahrung zeigt, dass Bauherren, die sich die Kosten für die Projektsteuerung sparen wollen und glauben, ein „Projekt-Controlling“ im eigenen Haus „mitmachen“ zu können, damit Know-how- und Kapazitäts-Defizite in Kauf nehmen und mit diesem Sparen am falschen Platz ihren Teil zu später folgenden Mehrkosten und Verzögerungen beitragen.) Bei kleineren Projekten ist Projektmanagement im Sinne von „Organisation der Beteiligten und des Ablaufes“ zwar häufig keine eigene – und oft auch nicht vergütete – Leistung, übernommen wird sie meist durch den Architekten oder den Generalplaner.

Konzentration auf die Kommunikationsprozesse

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Sowohl die Projektsteuerung als eigene Dienstleistung als auch das „implizite Projektmanagement“ durch einen Planer legen bei ihren Leistungen im Bereich der Projektkommunikation den Schwerpunkt oft auf die Kommunikationsprozesse, mit denen technische, funktionale, gestalterische und organisatorische Inhalte übermittelt werden. Dabei wird viel Zeit für die Erstellung von Berichten und die Erfüllung formaler Anforderungen aufgewendet. Dies ist durchaus verständlich, gibt es doch eine Entwicklung hin zu einer Verrechtlichung des Bauens, die umfangreiche Dokumentationspflichten zur Folge hat. Interessen, Wertehaltungen und Erwartungen der Beteiligten wird jedoch viel weniger Aufmerksamkeit geschenkt, was schwer erklärbar ist, geht es doch dabei nicht nur um den gemeinsamen Projekterfolg, sondern um die Durchsetzung der Interessen jedes einzelnen am Projekt Beteiligten.

Interessen, Wertehaltungen und Erwartungen der Auftraggeber an die Planer

Das Zentrum des Systems „Bauprojekt“ bildet das Dreieck „Auftraggeber – Planer – Ausführende(r)“. Weitere Stakeholder sind Nutzer, Betreiber, Projektentwickler, Behörden, öffentlich-rechtliche Interessenvertretungen, Anrainer u.v.m. Am Beispiel der zentralen Relation zwischen Planern und ihren Auftraggebern sollen im Folgenden Wertehaltungen, Interessen und Erwartungen der Auftraggeber betrachtet werden. Diese Aspekte der „sozialen Komplexität“ liegen in der Regel zwar klar auf der Hand, es wird ihnen jedoch in der täglichen Baupraxis oft zu wenig Beachtung geschenkt.

Generelle, also nicht nur ein konkretes Projekt betreffende Auftraggeber-Wertehaltungen gegenüber Planern und Planung variieren in hohem Maß: sie sind sowohl von der Auftraggeber-Struktur als auch von den handelnden Personen abhängig.

Wenn es auf Auftraggeber-Seite eine (Bau)abteilung gibt, die die Auftraggeber-Interessen und –pflichten wahrnimmt, dann werden Wertehaltungen und Interessen dieser Mitarbeiter nicht nur von ihrer Persönlichkeitsstruktur bestimmt, sondern auch von ihrer Ausbildung und ihrem fachlichen Hintergrund. Einen besonderen Stellenwert hat dabei die berufliche Erfahrung – nicht nur die inhaltlich-fachliche, sondern auch ob die Person immer (nur) auf Auftraggeber-Seite tätig war oder auch in Planungsbüros oder in der Ausführung gearbeitet hat und so Denk- und Arbeitsweisen der Planer aus eigener Erfahrung oder aus einem anderen Blickwinkel besser verstehen kann.

Das Thema Nr.1: Kosten

Viele öffentliche Auftraggeber haben jedoch ihre Fachabteilungen massiv verkleinert oder die Bauherren-Funktion in privatwirtschaftlich organisierte Gesellschaften ausgegliedert, die oft mit weit weniger technischem und bauwirtschaftlichem Personal auskommen müssen. Auch die meisten Unternehmen haben keine Bauabteilung mehr. Als Bauherren-Vertreter agieren dort Einkaufs- oder Finanzabteilungen, denen das fachliche Know-how für die Abwicklung eines Bauprojektes fehlt. Nicht nur sie, sondern auch die übergeordneten Ebenen (Geschäftsführung, Vorstand etc.), die die wesentlichen Entscheidungen zu treffen haben, betrachten Bauprojekte oft primär unter Kostenaspekten. Ein eingeschränktes Verständnis, was Planung leisten kann (z.B. die Reduzierung auf das „Ausreizen“ von Bauvorschriften) geht oftmals einher mit der Fokussierung auf Einsparungen bei den Planer-Kosten. Daher ist es unerlässlich, dass Planer ihren Bauherren die Möglichkeiten aufzeigen, die durchdachte Planung in Bezug auf die Projektkosten eröffnen kann, wie z.B. Flächeneffizienz in der Gebäudeplanung oder Mengenreduktionen in der Tragwerksplanung.

Budgetsicherheit

Abgesehen von der Höhe der Errichtungskosten geht es allen Bauherren darum, so früh wie möglich Budgetsicherheit zu erlangen. Hier ist klare Kommunikation durch die Planer erforderlich: Kostenangaben in frühen Planungsstadien können – auf Grund der fehlenden Spezifizierungen – nur innerhalb einer Bandbreite genau sein; Kostenschätzungen sind erst auf Basis „Vorentwurf“ wirklich sinnvoll, davor ist nur die Ermittlung eines Kostenrahmens (auf Basis der Grundlagenermittlung) möglich. Und: je komplexer die Firmenstrukturen auf  Auftraggeber-Seite sind, desto schwieriger gestalten sich die Genehmigungsprozesse: Budgets für Bauprojekte durchlaufen auf Auftraggeber-Seite mehrere Abteilungen und Stellen (Fachabteilung – Geschäftsführung bzw. Vorstand – eventuell Aufsichtsrat); dies gilt ebenso für nachträgliche Budgeterhöhungen. Auftraggeber – vor allem jene, die nicht fachlich besetzt sind – erwarten von ihrem (Haupt)planer, dass er sie über alle zu erwartenden Kosten eines Bauprojektes aufklärt, also z.B. über zusätzlich erforderliche (Planungs)leistungen wie Baugrunduntersuchung, Prüfstatik, Prüfbefunde, alle Abgaben bei Behörden etc.

Es ist also erforderlich, dass Planer ihre Auftraggeber über die Kostenstruktur eines Bauprojektes (Bauwerkskosten, Baukosten, Errichtungskosten) informieren und ihnen erläutern, was diese beinhalten. Letztendlich kommt es sehr auf den Umgang der Auftraggeber-Vertreter mit Kostenangaben an; dazu eine interessante Erfahrung aus dem Bereich „Bauen im Tourismus“:

Exkurs: Bauen die Vorarlberger Tourismusunternehmer billiger?

Im Jahr 2007 wurde von platou – plattform für architektur im tourismus – die Grundlagenstudie „Architektur macht Gäste“ erstellt; sie befasst sich mit der Frage, inwieweit Architektur und Planung zu wirtschaftlicher Errichtung und wirtschaftlichem Betrieb von Tourismusprojekten beiträgt. Die Tourismusunternehmer wurden auch zum Thema „Bau(mehr)kosten“ befragt – und dabei wurde ein besonderes Phänomen sichtbar:
Baukostenüberschreitungen treten im Osten Österreichs signifikant häufiger auf als im Westen des Bundesgebietes. Der Grund liegt darin, dass die Festlegung des Baubudgets unterschiedlichen Überlegungen folgt: Auftraggeber im Westen lassen sich von ihren Architekten eine Kostenschätzung erstellen, schlagen rund 10% für Unvorhergesehenes auf und behalten diese Summe als Rahmen bis zum Projektabschluss bei. Dieser Rahmen wird im Allgemeinen nicht überschritten und es kommt zu  Baukostenänderungen zwischen -5% und +2%.
Je weiter östlich das Bauprojekt liegt, desto weniger leicht wird die Höhe der geschätzten Kosten von den Auftraggebern akzeptiert. Planer und ausführende Firmen werden angehalten, die Kosten zu senken (meist um ca. 20%); erreicht wird dies durch das Streichen von Planungs- und Ausführungsleistungen, vor allem solche, die sich auf die Vernetzung des Neuen mit der Umgebung beziehen (Außenanlagen etc.). Die so verringerte Summe wird dann als Baukostenrahmen festgeschrieben. Sobald die Baustelle läuft wird oft Zug um Zug klar, dass zusätzliche Leistungen erforderlich sind. Daraus resultieren Umplanungen und nachträgliche Beauftragungen, die zu zeitlichen Verzögerungen führen und Mehrkosten erzeugen. Die tatsächlichen Errichtungskosten entsprechen dann in etwa den ursprünglichen Kostenschätzungen.

Es scheint also in Österreich ein Ost-West-Gefälle im Umgang mit Planen und Bauen zu geben bzw. überhaupt eine mentalitätsabhängig unterschiedliche Haltung zum Geld.

Termine – genauso wichtig wie Kosten

Auch was Planungs- und Bauzeit betrifft zwängen viele Auftraggeber Bauprojekte in ein sehr enges Terminkorsett und setzen Planer bezüglich ihrer eigenen Leistungen und der Terminisierung der ausführenden Arbeiten stark unter Druck. Die Gründe dafür sind klar: Abgesehen von – länger – laufenden Finanzierungskosten kann der Auftraggeber erst mit dem Betrieb des fertigen Bauwerkes in seinem core-business Geld verdienen. Auf Seiten von Auftraggeber und/oder Nutzer sind viele Aktivitäten (z.B. Einstellung und Ausbildung von Personal, Marketing- und PR-Maßnahmen, etc.) auf den Zeitpunkt der Fertigstellung oder Eröffnung abgestimmt. Sind Eröffnungs- termine einmal nach außen kommuniziert, so müssen sie einfach „halten“. Diese schwerwiegenden Auswirkungen erfordern, dass Planer ihren Bau- herren klar machen, welche Zeiträume und Termine gut planbar sind (z.B. Ausführungszeiten) und welche kaum oder gar nicht beeinflusst werden können (z.B. Erhalt von Genehmigungen). Und auch, dass es sich in der Ausführungsphase sowohl termin- als auch kostenmäßig bezahlt macht, der Planung und Entscheidungsfindung ein wenig mehr Zeit einzuräumen.

Wer sind die wirklichen Entscheider?

Bei großen Strukturen auf der Auftraggeber-Seite ist auch nicht immer sofort klar, wer bei inhaltlichen und wirtschaftlichen Entscheidungen auf Bauherren-Seite das Sagen hat – die Interessenslagen der beteiligten Mitarbeiter eines großen Unternehmens sind meist sehr vielschichtig. Oftmals überschneiden sich auch verschiedenste Interessen, die gar nichts mit dem konkreten Projekt zu tun haben. Herauszufinden, wer die wirklichen Entscheider sind, ist dann für die Planer nicht einfach, aber dennoch unerlässlich.

Bauherren und die wirtschaftliche Kompetenz der Planer

Im wichtigen Bereich der wirtschaftlichen Themen des Bauens zeigt die Wertehaltung der Auftraggeber große Auswirkungen: Bauherren schreiben Planern häufig nur wenig ökonomische Kompetenz zu, oft sehen sie in ihnen sogar die Verantwortlichen für Kostenüberschreitungen. Auftraggeber verhandeln daher das Thema Kosten immer öfter direkt mit den Ausführen- den, weil diese „die gleiche Sprache sprechen“. Ausführende Unternehmen, vor allem die als Generalunternehmer agierenden Baufirmen, sind in der Regel um ein Vielfaches größer und wirtschaftlich potenter als die meisten Planungsbüros. Bei einem Bauprojekt ist ihre Auftragssumme ca. zehnmal größer als jene der Planer (oder bestenfalls nur siebenmal, wenn die Planungs- und Konsulentenleistungen ungekürzt vergütet werden). Dieses wirtschaftliche Ungleichgewicht hat Auswirkungen auf die Beziehungen untereinander; im Dreieck Auftraggeber – Planer – Ausführende sind Planungsbüros oft als relativ „Kleine“ mit zwei „Großen“ konfrontiert. Zwischen den beiden „Großen“ herrscht dieselbe Wirtschaftssprache, weil ähnliche Unternehmensstrukturen und -größen auch ähnliche wirtschaftliche Denkweisen (Ergebnisdarstellung in Kennzahlen, Quartalsdenken etc.) erzeugen.

Dass Planer nach Ansicht ihrer Auftraggeber zu wenig wirtschaftliches Know-how haben bzw. gestalterischen und technischen Aspekten in ihrer Arbeit einen viel wichtigeren Stellenwert geben als Kosten- und Terminfragen, hat neben der „unterschiedlichen Sprache“ noch weitere Gründe: Bei den Ingenieuren ist die Lehre von den wirtschaftlichen und rechtlichen Aspekten des Planens und Bauens Teil der Ausbildung, womit ein Grundstein an wirtschaftlichem Denken und Know-how gebildet wird. Architekten hingegen müssen sich während ihres Studiums kaum mit diesen Themen befassen – bei gar nicht wenigen führt dies zu einer ablehnenden Grundhaltung gegenüber den wirtschaftlichen Komponenten ihrer Tätigkeit. Dies beginnt beim Umgang mit dem (wirtschaftlichen) Wert der eigenen Leistung – der eigene Aufwand wird oft nicht (nach)kalkuliert und bald ist dann von „Selbstausbeutung“ die Rede. Diese Haltung verbunden mit dem oftmals mangelnden Wirtschafts-Know-how bestätigt Auftraggeber-Vertreter in ihrer Meinung, Planer seien nicht geeignet, die Kosten und Termine eines Bauprojektes zu managen. Vor allem gegenüber Architekten herrscht oft die Ansicht, dass ihre Leistungen primär Gestaltungsfragen zum Inhalt haben und dass ihre Planung Projekte verteuert. Überhaupt haben viele Entscheider auf der (nicht fachlich besetzten) Auftraggeber-Seite wenig Einblick in das Berufsbild von Planern; sie können nicht abschätzen, welchen zentralen Einfluss Bauplanung (in der Architektur und in allen Ingenieur-Disziplinen) auf alle Aspekte ihres Projektes hat. Es wäre hilfreich, den Auftraggeber-Vertretern Aufgaben und Inhalte von Planung besser verständlich zu machen, sonst kann ihr Wert gar nicht anerkannt werden.

Planer als Interessens-Vertreter der Bauherren

Planer können ihre Position im Dreieck Auftraggeber – Planer – Ausführende verbessern, wenn sie wieder verstärkt die Rolle als Vertreter der Auftraggeber(-Interessen), die in vielen Fällen verloren gegangen ist, einnehmen. Dafür müssen sie jedoch wirtschaftliche Kompetenz zeigen und den für Bauherren essentiellen Anforderungen im Bereich Kostenplanung und –steuerung gerecht werden, also ihre diesbezüglichen Aufgabengebiete fachkundig abdecken und bei der Kommunikation dieser Leistungen die Denkweisen der Bauherren berücksichtigen und deren „Sprache sprechen“. Dies gilt nicht nur für die Tätigkeit der Planungsbüros im konkreten Projekt. Auch bei der Darstellung des Berufs- und Leistungsbildes nach außen durch Interessens- vertretungen etc., aber auch durch jeden einzelnen Planer, muss die Beherrschung der wirtschaftlichen Themen bei Planung und Abwicklung von Bauprojekten als Kernkompetenz deutlicher in den Vordergrund gestellt werden.

Umso weniger Bau-Know-how auf Seiten der Auftraggeber vorhanden ist, desto eher brauchen Auftraggeber jemanden außerhalb des eigenen Unternehmens, der ihre Erwartungshaltungen kennt, der ihre Sprache spricht, dem sie vertrauen. Damit könnte das Fehlen der technischen Auftraggeber-Funktion auch als Chance begriffen werden, die Position der Planer als erste Interessens-Vertreter der Bauherren wieder zu stärken.

über den Autor:
Bauingenieur und Jurist – mit der festen Überzeugung, dass die wirtschaftlichen, rechtlichen und kommunikativen Themen des Bauens wesentlich zum Erfolg von touristischen Bauprojekten und zur Zufriedenheit aller Beteiligten (BauherrInnen, PlanerInnen, ausführende Firmen und alle Stakeholder/ Projektbetroffenen) beitragen.